Politique de Confidentialité 

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La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») régit la façon dont  DISTINCT COMMUNICATION demeurant 42, Rue basse à L-7307 Steinsel (« DISTINCT COMMUNICATION ») en tant que responsable de traitement traite les données personnelles collectées (i) dans le cadre du site internet Distinct Communication  (le « Site DISTINCT COMMUNICATION ») ou lors d’échanges entre DISTINCT COMMUNICATION et toute personne qui n’est pas un client de DISTINCT COMMUNICATION et (ii) dans le cadre de la réalisation, par DISTINCT COMMUNICATION, de son activité de conseil en stratégie, communication, gestion de la réputation et affaires publiques.

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Conformité à la législation de protection des données, DISTINCT COMMUNICATION s’engage à tout mettre en œuvre pour respecter les lois et règlements régissant le traitement des données personnelles, y compris, mais sans s’y limiter, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD ») et toute autre loi ou réglementation nationale en vigueur régissant le traitement des données personnelles.

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Qui sont les Personnes Concernées ?

Les personnes concernées (les « Personnes Concernées »), c’est-à-dire les personnes dont DISTINCT COMMUNICATION traite les données personnelles sont :

• Les utilisateurs du Site DISTINCT COMMUNICATION (les « Utilisateurs ») ou toute autre personne qui prend contact avec DISTINCT COMMUNICATION sans en être un client;

• Les personnes envoyant une candidature spontanée (les « Candidats » ;

• Les clients de DISTINCT COMMUNICATION personnes physiques ou les représentants et/ou employés des clients de DISTINCT COMMUNICATION personnes morales (les « Clients ») ;

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Quelles sont les données personnelles collectées par DISTINCT COMMUNICATION et pourquoi sont-elles utilisées ?

• Identification et coordonnées : L’identification et les coordonnées des Personnes Concernées peuvent correspondre (i) au nom et à l’adresse de courriel électronique ou (ii) aux données renseignées au sein de la carte de visite remise par la Personne Concernée ou de la signature email de celle-ci. Ces données seront traitées par DISTINCT COMMUNICATION pour répondre aux demandes des Personnes Concernées ou dans le cadre de l’exercice de ses mandats.

• Contenu des CV et lettres de motivation : Les données transmises par les Candidats seront utilisées dans le cadre des candidatures et postes vacants. Ces données concernent les noms, prénoms, date de naissance, nationalité, les moyens de contact (adresse de courriel électronique, adresse postale, numéro de téléphone), les formations, les qualifications professionnelles, les expériences professionnelles ainsi que toutes autres données personnelles contenues dans ces documents.

• Données d’identification des collaborateurs et salariés : Les données nécessaires à la bonne exécution du contrat de travail ou de collaboration telles que les noms prénoms, adresse, numéro de téléphone, données bancaires, situation familiale et fiscale, performances, rémunération.

• Contenu des messages des Personnes Concernées transmis quel que soit le mode de communication choisi : Les Personnes Concernées peuvent contacter DISTINCT COMMUNICATION via différents moyens, y inclus par le biais des réseaux sociaux, pour formuler leurs demandes. Ces données seront traitées par DISTINCT COMMUNICATION pour répondre aux demandes des Personnes Concernées ou dans le cadre de l’exercice de son mandat.

• Contenu et métadonnées : Ces éléments correspondent aux opérations réalisées sur le Site DISTINCT COMMUNICATION c’est-à-dire aux flux de données généré par l’activité des Utilisateurs. En principe, ces données ne sont pas utilisées par DISTINCT COMMUNICATION dont le Site DISTINCT COMMUNICATION est simplement le support d’échange de ces données. Toutefois, certains de ces éléments pourront être utilisés par DISTINCT COMMUNICATION pour permettre à DISTINCT COMMUNICATION de mieux comprendre comment les Utilisateurs interagissent avec le Site DISTINCT COMMUNICATION et améliorer le fonctionnement de celui-ci.

• Informations techniques : Ces informations techniques peuvent correspondre au type de navigateur, paramètres de langue, pays et fuseau horaire, ID et paramètres de cookie, type d’appareil utilisé pour la connexion,  modèle de matériel et système d’exploitation, identificateurs uniques tels que l’IDFA (pour iOS), l’adresse MAC ou l’identifiant utilisateur, adresses IP et informations sur le réseau mobile, partage sur les réseaux sociaux, données sur la géolocalisation. DISTINCT COMMUNICATION n’utilise jamais la localisation précise par GPS de l’appareil de l’Utilisateur sauf après avoir reçu son consentement explicite. Ces données sont utilisées pour assurer un usage optimal du Site DISTINCT COMMUNICATION et personnaliser le Site DISTINCT COMMUNICATION à chaque Utilisateur (en adaptant la langue suivant laquelle le Site DISTINCT COMMUNICATION est affichée par exemple ou en proposant le Site DISTINCT COMMUNICATION en version mobile si la connexion venait d’un téléphone portable).

Certaines de ces données sont obligatoires pour que DISTINCT COMMUNICATION puisse fournir ses services. Les autres données sont fournies par les Personnes Concernées si elles l’estiment opportun et ne seront utilisées par DISTINCT COMMUNICATION que si elles sont nécessaires par rapport aux finalités exposées au sein de la présente Politique de Confidentialité.

En complément, DISTINCT COMMUNICATION peut effectuer d’autres traitements de données personnelles tels que décrits ci-après au sein de la présente Politique de Confidentialité.

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Qulles sont les sources des données personnelles ? 

Nous obtenons certaines données personnelles directement auprès des Personnes Concernées. Toutefois, et en particulier dans le cadre de l’exercice de notre mandat, nous pouvons obtenir des données personnelles de manière indirecte, par exemple : lorsque des collaborateurs et partenaires de la Personne Concernée nous transmettent des données personnelles d’une Personne Concernée ou encore, lorsque nous sommes mis en relation avec une Personne Concernée par l’intermédiaire d’un tiers.

Des données personnelles peuvent aussi être récoltées de façon indirecte via des moteurs de recherches ou des bases de données publiques telles que le Registre de Commerce et des Sociétés ou LinkedIn ou des partenaires spécifiques.

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Utilisation des réseaux sociaux

Les données personnelles des Personnes Concernées collectées dans le cadre de l’utilisation des réseaux sociaux peuvent faire l’objet d’un traitement par DISTINCT COMMUNICATION qui dispose d’un intérêt légitime à les utiliser à des fins de marketing et d’amélioration de ses supports publicitaires ainsi que de son image sur base des informations volontaires transmises ou publiées par les Personnes Concernées.

DISTINCT COMMUNICATION est présent sur différents réseaux sociaux et intervient en tant que responsable conjoint du traitement avec eux pour certains traitements dont notamment lorsque le logo du réseau social utilisé figure sur le Site DISTINCT COMMUNICATION.

Pour plus d’information sur le traitement des données personnelles sur les différents réseaux sociaux, les Personnes Concernées peuvent notamment consulter les notices d’informations suivantes :

• LinkedIn : politique de confidentialité ;

• Google Page Entreprise : politique de confidentialité ;

D’autres réseaux sociaux pourront être également ajoutés à tout moment par DISTINCT COMMUNICATION.

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Utilisation des cookies

DISTINCT COMMUNICATION utilise également des  « cookies » pour améliorer la navigation de l’Utilisateur sur le Site ou pour compiler des statistiques globales et anonymes permettant de comprendre l’utilisation du Site DISTINCT COMMUNICATION par les Utilisateurs et améliorer sa structure et son contenu.

Certains cookies ne nécessitent pas le consentement des Utilisateurs car ils sont purement techniques et leur utilisation entre dans les intérêts légitimes de DISTINCT COMMUNICATION. Pour les autres, DISTINCT COMMUNICATION collecte le consentement des Utilisateurs avant de collecter des données personnelles les concernant via des cookies.

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Comment DISTINCT COMMUNICATION protège les données à caractère personnel ?

DISTINCT COMMUNICATION met en place des mesures de sécurité appropriées tout au long du cycle de vie des données personnelles en vue de la protection contre l’accès non autorisé, la falsification, la divulgation ou la destruction des données d’identification à caractère personnel.

Les Personnes Concernées sont responsables de s’assurer que toutes les données personnelles qu’ils envoient à DISTINCT COMMUNICATION le sont en toute sécurité.

DISTINCT COMMUNICATION prend des mesures raisonnables pour :

• s’assurer que vos données personnelles soient exactes et, si nécessaire, mises à jour en permettant aux Personnes Concernées de modifier les données qui seraient inexactes à tout moment ;

• s’assurer que les données personnelles des Personnes Concernées soient collectées en fonction des besoins définis dans la présente Politique de Confidentialité.

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Partage de données à caractère personnel

DISTINCT COMMUNICATION est le seul destinataire des données personnelles qui ne pourront être partagées à des tiers que (i) dans le cadre de l’exécution de son mandat et sur une base de stricte nécessité, (ii) avec toutes les autorités étatiques et/ou publiques lorsque cela est requis par la loi, (iii) à des responsables conjoints de traitements dans un but d’organisation, (iv) à ses sous-traitants, prestataires de services, pour permettre à ces derniers de fournir leurs prestations à l’exclusion de toute autre fin où DISTINCT COMMUNICATION a conclu un contrat avec chacun de ces prestataires de services pour préciser la manière dont ils peuvent accéder et traiter les données personnelles. Les prestataires de services sont soumis à un engagement de confidentialité et mettent en place des mesures de sécurité des données personnelles aux moins équivalentes aux nôtres.

DISTINCT COMMUNICATION ne transfère pas de données personnelles vers un pays tiers ni vers une organisation internationale, excepté en cas de stricte nécessité pour la fourniture de ses services auxquels cas, de tels transferts de données seront fondés (ensembles, les « Mécanismes de Transfert »):

• Sur une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne. Les pays couverts sont référencés à la page suivante ;

• Sur base de causes contractuelles types appropriées ; ou

• Tout autre mécanisme de transfert de données valide au sens du RGPD et en particulier en cas de nécessité liée à l’exécution d’un contrat entre la Personne Concernée et DISTINCT COMMUNICATION.

Toute Personne Concernée peut contacter DISTINCT COMMUNICATION aux coordonnées indiquées ci-avant pour obtenir plus d’information dans ce cadre.

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Références

Avec leur consentement préalable, DISTINCT COMMUNICATION peut encore communiquer le nom de ses Clients, à titre de référence commerciale sur son site internet.  

La citation du Client en référence pourra s’accompagner, le cas échéant, d’explication sur la mission. En principe, il s’agit toujours d’un résumé de la mission, de ses objectifs et des résultats obtenus.

Le Client a toujours l’opportunité de retirer son consentement à tout moment, sans porter toutefois pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

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Communications Electroniques

DISTINCT COMMUNICATION peut envoyer des emails informatifs pour des services analogues fournies par DISTINCT COMMUNICATION (les « Communications Électroniques ») aux Personnes Concernées dont DISTINCT COMMUNICATION a obtenu les coordonnées électroniques en fournissant ses services lorsque les Personnes Concernées visées ne se sont pas opposées à une telle utilisation lors de la collecte de leur adresse email.

Les Personnes Concernées ont encore la possibilité de s’opposer à une telle utilisation de leur adresse email.

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de DISTINCT COMMUNICATION à informer sur son activité et sur l’actualité en permettant ainsi à DISTINCT COMMUNICATION de continuer à fournir ses services et de promouvoir son image vis-à-vis des Personnes Concernées.

 

Candidatures

DISTINCT COMMUNICATION est amené à traiter des données personnelles contenues dans les CV et lettres de motivations envoyées par les Candidats.

Le traitement des candidatures correspond à l’exécution de mesures précontractuelles.

Les données personnelles des Candidats seront conservées pendant deux (2) ans maximum après le dernier contact.

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La conservation des données

DISTINCT COMMUNICATION prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les données personnelles soient traitées et conservées pendant la période minimale nécessaire aux finalités énoncées dans la présente Politique de Confidentialité.

Sauf disposition plus spécifique indiquée au sein de la présente Politique de Confidentialité, le principe général appliqué par DISTINCT COMMUNICATION est de conserver les données personnelles suivant les critères suivants :

• Pour les Personnes Concernées qui ne sont pas Client de DISTINCT COMMUNICATION : cinq (5) ans à compter de la fin de la relation entre la Personne Concernée et DISTINCT COMMUNICATION, sauf à l’occasion des Candidatures où le délai est porté à deux (2) ans après le dernier contact avec le Candidat.

• Pour les Personnes Concernées qui sont des Clients de DISTINCT COMMUNICATION : suivant la durée figurant au sein de la lettre d’engagement signée avec DISTINCT COMMUNICATION ou, à défaut, pendant une durée de dix (10) ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle DISTINCT COMMUNICATION aura terminé son mandat, sauf lorsqu’il existe un délai de prescription ou une obligation légale de conservation plus longue.

• Pour toutes les Personnes Concernées : La mise en place de backups par DISTINCT COMMUNICATION permet d’assurer la disponibilité des données ainsi que leur accès dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique. Les données comprises au sein des backups sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par un nouveau backup. Il s’agit de données « hors d’usage » qui ne sont utilisées qu’à des fins de sauvegarde. En cas de demande d’effacement de ses données personnelles par une Personne Concernée, les données personnelles figurant au sein de ces backups seront supprimées pour autant que cela soit techniquement possible.

DISTINCT COMMUNICATION s’engage à supprimer ou à anonymiser vos données personnelles à l’expiration de la période de conservation décrite ci-dessus, augmentée d’une durée de quelques jours ou semaines, proportionnellement à la durée indiquée ci-avant, si nécessaire pour assurer la suppression ou l’anonymisation des données concernées en pratique, sauf si une raison impérative venait à s’intercaler (par exemple dans le cadre d’un litige).

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Vos Droits 

Chaque Personne Concernée bénéficie en vertu de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, d’un droit d’accès, de modification, de limitation et d’opposition au traitement de ses données personnelles, d’un droit d’effacement et d’un droit à la portabilité de ses données personnelles en contactant DISTINCT COMMUNICATION aux coordonnées disponibles sur son site internet. Ces droits ne peuvent être exercés que dans les limites prévues par les textes et notamment de toute obligation contractuelle ou légale. Chaque Personne Concernée a également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance luxembourgeoise, à savoir la Commission nationale pour la protection des données.

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Prise de connaissance de la présente Politique de Confidentialité par les Utilisateurs

En utilisant le Site DISTINCT COMMUNICATION, les Utilisateurs reconnaissent avoir pris connaissance des termes de la présente Politique de Confidentialité.

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Changements apportés à la présente Politique de Confidentialité

DISTINCT COMMUNICATION se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à tout moment. DISTINCT COMMUNICATION révisera à cet effet la date de dernière mise à jour au bas de la présente page. DISTINCT COMMUNICATION encourage les Personnes Concernées à vérifier fréquemment si des changements ont été apportés à la présente page. Les Personnes Concernées reconnaissent et conviennent qu’il relève de leur responsabilité d’examiner régulièrement la présente Politique de Confidentialité et de s’informer de modifications.

 

Dernière mise à jour : 2 mai 2025

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Pour toute question concernant les traitements de vos données à caractère personnel, pour exercercer vos droits ou pour toute réclamation, vous pouvez me contacter par courriel : laurence.ponchaut@distinct.lu

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